Mit biura elektronicznego

Pamiętasz te stare historie o komputerach, które miały wyprzeć z naszych biur wszystkie pa-pierzyska? Mieliśmy zostać uwolnieni od zagracających pokoje biurek, pomazanych tuszem rąk i nieporęcznych szafek na dokumenty.

Niestety, jak się okazało ludzie wymyślający podobne historie (tak zwani komputerowi wizjonerzy) bardzo się pomylili. W rzeczywistości większość biur zgłasza jeszcze większe zapotrzebowanie na papier niż miało to miejsce przed epoką powszechnej komputeryzacji w latach 80-tych. Nawet w domu jesteśmy zmuszeni tonąć w nawale papierów, które z różnych powodów musimy magazynować.

Dlatego nie jest niczym zaskakującym, że wielu użytkowników – nie wyłączając mnie – zaczyna przestawiać się na tańsze i pewniejsze rozwiązania oferowane przez komputery (twarde dyski, ale także zapisywalne płyty CD i DVD), przechowując w nich tysiące dokumentów, które muszą być trzymane przez dłuższy czas w zarchiwizowanych rekordach.

Przestrzeń dyskowa posiada kilka niezaprzeczalnych zalet, którymi nie mogą poszczycić się rozwiązania „papierowe”. Na przykład, nie wymaga dużej ilości wolnego miejsca. Setki dokumentów i elementów graficznych spokojnie można zmieścić na jednej płytce CD (a przecież zarówno nagrywalne płyty DVD, jak i twarde dyski, oferują znacznie więcej przestrzeni). Jeszcze jeden przykład – jeśli twoja szuflada z teczkami i papierami zamoknie, możesz mówić o wielkim pechu i nieszczęściu. Jeśli to samo stanie się z płytą CD – wystarczy ją wysuszyć i już po chwili można załadować dokumenty i wydrukować suche wersje papierowe.

Jednak aby było to możliwe, musisz regularnie wykonywać kopie swoich danych i przechowywać je w kilku miejscach. Jeśli w jednym miejscu wydarzy się jakaś katastrofa, zawsze będziesz mógł sięgnąć po dane schowane w tym drugim. Kiedy już zdecydujesz się na scentralizowanie swoich rekordów w cyfrowym formacie przekonasz się, że będą one lepiej chronione niż te na papierze, ale pod warunkiem, że będziesz przestrzegał zasad bezpieczeństwa.

Wyobraź sobie, że spotkała cię jakaś naturalna katastrofa, na przykład powódź lub pożar. Załóżmy, że byłeś na tyle rozgarnięty, że wszystkie najważniejsze papiery i zdjęcia zgromadziłeś w czterech dużych kartonach. Teraz zastanów się – czy w obliczu katastrofy łatwiej ci będzie wy taszczyć z domu cztery olbrzymie pudła, czy też wynieść jedną lub dwie płyty CD zawierające cyfrową wersję zawartości tych pudeł?

KU PRZESTRODZE: KIEDY DZWONIĄ Z URZĘDU SKARBOWEGO

Pozwólcie, że przedstawię wam przykład ilustrujący, dlaczego komputer i związany z nim sprzęt mogą posłużyć jako narzędzie likwidujące skutki nieszczęścia.

To było kilka lat temu. Wpadłam na niecodzienny pomysł wzięcia kredytu hipotecznego na nowe mieszkanie drogą internetową. Jeśli mieliście kiedyś do czynienia z takimi kredytami, to zapewne wiecie, że cały proces polega na wypełnianiu nieskończonej wręcz ilości formularzy, dokumentów podatkowych i innych papierów. Ale ponieważ ja zdecydowałam się na zrobienie tego przez internet, musiałam najpierw przetworzyć wszystkie papiery na cyfrowy format zrozumiały dla komputera. Do tego celu użyłam skanera płaskiego (z tych kosztujących poniżej 100 USD), przeskanowałam wszystkie dokumenty wymagane przez brokera, a następnie przesłałam je drogą elektroniczną. Cały proces okazał się tak prosty, że zaczęłam zastanawiać się co jeszcze mogłabym w ten sposób zrobić.

A trzeba wam wiedzieć, że niewiele wcześniej zdarzyło mi się uczestniczyć w katastrofie nie-skomputeryzowanego biura. Jakiś rok lub dwa przed opisywanym procesem brania kredytu mieliśmy rekordowe opady śniegu, które bardzo szybko zamieniły się w rekordową odwilż, w wyniku której część mojego biura/domu znalazła się pod wodą. Całkowitemu zniszczeniu uległo kilka skrzyń ze starymi papierami „nie do wyrzucenia”, między innymi zeznaniami podatkowymi, starymi pokwitowaniami, wycinkami z gazet i magazynów dotyczącymi mojej pracy, itp. To był prawdziwy koszmar – próbowałam później wymienić te wszystkie papiery i formularze, gdyż martwiłam się, że kiedyś niektóre z nich mogą okazać się bezcenne. Ale odbudowanie życia od nowa nie jest takie proste.

I kiedy skanowałam formularze kredytowe na moim komputerze, te wszystkie nieprzyjemne wspomnienia znów ożyły. Dlatego oprócz dokumentów niezbędnych do wzięcia kredytów, przeskanowałam także wiele innych zapisków, po prostu na wszelki wypadek, gdyby znów nawiedziła mnie jakaś katastrofa. Nieco później, w trakcie przeprowadzki, zaginął mi karton z bardzo ważnymi papierami firmowymi (zeznania podatkowe, itp.) Po prostu wsiąkł jak kamień w wodę i już nigdy potem go nie odnalazłam.

Tak się złożyło, że w tym samym roku musiałam zadzwonić w jednej sprawie do urzędu skarbowego i przy okazji dowiedziałam się, że nigdzie nie ma mojego zeznania za jedno z lat ubiegłych. Owszem, jest dowód wpłaty, są też załączniki do formularzy, ale nigdzie nie ma informacji o zwrocie za tamten rok.

Pewnie myślicie, że zaczęłam panikować. Cóż, byłam niemal pewna, że potwierdzenie zwrotu za rok 1997 znajdowało się w jednym z tych zaginionych kartonów lub wśród papierów zniszczonych przez powódź. Nie mogłam go nigdzie znaleźć i już zaczęłam sobie wyobrażać jak będzie wyglądało odtwarzanie dokumentu pochodzącego sprzed prawie pięciu lat. Ponieważ moje papiery z tamtego okresu były bardzo niekompletne (a już prawdziwy pomór zgotowała im powódź) dotarło do mnie, że wpadłam w poważne tarapaty.

I wtedy przypomniałam sobie o tych wszystkich dokumentach wskanowanych do komputera. Swego czasu skopiowałam je na płytę CD i na wszelki wypadek zrobiłam kilka kopii. W ciągu godziny udało mi się znaleźć jedną z płyt i już po chwili mogłam przeglądać setki dokumentów, w tym także zeskanowaną kopię mojego zeznania podatkowego. Po wydrukowaniu przesłałam ją do urzędu skarbowego.

To był jeden z tych momentów, które uzmysławiają nam, że – mimo iż technologia czasami nas przerasta – to jednak bywa niesłychanie przydatna.